Od 12 grudnia 2025 r. wchodzą w życie istotne zmiany w zakresie potwierdzania odbycia szkoleń wstępnych BHP, czyli tzw. kart szkolenia wstępnego. Nowelizacja wprowadzona rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 24 listopada 2025 r. (Dz.U. z 2025 r. poz. 1640) przynosi przede wszystkim większą elastyczność w dokumentowaniu odbycia instruktażu ogólnego i stanowiskowego.
Potwierdzenie szkolenia – papierowo lub elektronicznie
Dotychczas potwierdzenie szkolenia wstępnego wymagało „na piśmie”, co w praktyce oznaczało złożenie własnoręcznego podpisu na karcie szkolenia lub użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Nowe przepisy odchodzą od tego wymogu. Teraz odbycie instruktażu oraz dopuszczenie pracownika do pracy mogą być potwierdzane w postaci papierowej lub elektronicznej.
Użycie słowa „postać”, a nie „forma”, jest celowe. Postać elektroniczna obejmuje zarówno dokumenty podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jak i inne środki elektroniczne pozwalające ustalić osobę składającą oświadczenie – na przykład wiadomość e-mail. Dzięki temu potwierdzenie może być dokonane zdalnie i bez dodatkowych kosztów.
Jednocześnie zachowano możliwość potwierdzania szkoleń w tradycyjnej formie papierowej – pracownik lub kierownik może nadal złożyć podpis na karcie szkolenia wstępnego, tak jak do tej pory.
Obowiązki pracodawcy przy dokumentacji elektronicznej
Wprowadzenie potwierdzenia w postaci elektronicznej wiąże się z dodatkowymi obowiązkami dokumentacyjnymi dla pracodawców:
1. W karcie szkolenia w miejscu przeznaczonym na podpis pracownika lub kierownika należy umieścić adnotację, że odbycie szkolenia zostało potwierdzone w postaci elektronicznej.
2. Do karty szkolenia należy dołączyć dokument lub dokumenty w postaci elektronicznej, które potwierdzają odbycie szkolenia, lub ich odwzorowanie (np. wydruk dokumentu elektronicznego).
3. Cała dokumentacja – karta szkolenia wraz z dołączonymi dokumentami – musi być przechowywana w aktach osobowych pracownika.
Dzięki temu w każdej chwili możliwe będzie weryfikowanie odbycia szkolenia, niezależnie od tego, czy dokumentacja jest papierowa, czy elektroniczna.
Zakres zdalnych szkoleń BHP pozostaje bez zmian
Warto podkreślić, że zmiana dotyczy wyłącznie sposobu potwierdzania szkoleń, a nie ich realizacji. Nadal tylko pracownicy administracyjno-biurowi wykonujący pracę zdalnie mogą odbywać instruktaż ogólny i stanowiskowy na odległość, zgodnie z art. 67³¹ § 2 Kodeksu pracy. Oznacza to, że dla większości pracowników obowiązuje tradycyjna forma szkoleń stacjonarnych, a nowa możliwość dotyczy jedynie wygodnego dokumentowania ich odbycia. Od 12 grudnia 2025 r. potwierdzanie szkoleń wstępnych BHP staje się prostsze i bardziej elastyczne. Pracodawcy mogą wybierać między tradycyjną kartą papierową a dokumentem elektronicznym, co ułatwia organizację szkoleń, szczególnie w przypadku pracy zdalnej. Jednocześnie konieczne jest zachowanie kompletnej dokumentacji i przestrzeganie obowiązków wynikających z nowych przepisów. Nowe przepisy to krok w stronę uproszczenia procedur BHP przy zachowaniu pełnej kontroli nad dokumentacją i bezpieczeństwem pracowników.
TOP
